Memahami Pivot Table & Implementasinya di Microsoft Excel Bagian 1

Pembahasan

·         Kilasan tentang pivot table

·         Konsep pivot table

·         Data untuk contoh kasus

·         Sumber data untuk pivot table (Pivot Table Data Source)

·         Membuat pivot table

·         Menata pivot table

---

Kilasan Tentang Pivot Table

Microsoft Excel Menyediakan Fasilitas Pivot Table untuk mempermudah dalam membuat laporan dan menganalisa data. Manfaat Menggunakan Pivot Table adalah  memudahkan kita untuk melihat ringkasan data berupa tabel interaktif , padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart. Hasil analisa dari PivotTable biasanya menjadi dasar laporan manajemen. berikut akan dijelaskan materi detil tentang pivot table.

Pivot table di dalam Excel adalah sebuah fitur untuk membentuk suatu summary data sederhana. Fitur ini sangat ringan dan bisa relatif dinamis untuk membentuk berbagai macam summary data. Diluar kekurangan yang dimilikinya, tetap saja fitur ini bisa menjadi alat yang sangat bermanfaat, terutama untuk membentuk summary data sederhana. Tingkat kerumitan yang bisa dilakukan oleh fitur ini tetaplah sesuatu yang bersifat sederhana.

Coretan kali ini mencoba untuk membahas pivot table dari nol dan bukan sekedar untuk bisa membuat pivot table. Coretan ini berusaha untuk menjabarkan hal-hal dasar agar lebih mudah dalam mengembangkan kreativitas dalam menggunakan fitur pivot table ini. Coretan ini menyertakan file yang bisa diunduh, sehingga bisa dipraktekkan langsung.

---

Konsep pivot table

Pivot table memiliki konsep sebagai sebuah tabel yang menampilkan tabel fakta (fact table) yang bersifat vertikal ke dalam susunan dimensi (baris dan kolom) dan nilai ukur (values). Dengan demikian maka pivot table hanya mampu menampilkan nilai ukur berupa data yang bertipe numerik. Seluruh data yang tidak bertipe numerik hanya bisa diletakkan pada sisi dimensi. Pivot table menampilkan nilai ukur sebagai nilai agregat.
Karakter dasar pivot table sebagai alat menampilkan data tabel fakta mengindikasikan bahwa manfaat pivot table sangat tergantung pada susunan tabel fakta yang menjadi sumber data pivot table. Ketika tabel fakta tersusun baik dan terstruktur secara sederhana, maka bisa diperoleh manfaat yang besar dari pivot table. Semakin rumit susunan tabel fakta, maka semakin rendah manfaat yang bisa diperoleh dari pivot table.

---

Data untuk contoh kasus

Data yang akan digunakan dalam pembahasan mengenai pivot table ini adalah data-data yang berkaidah database agar bisa disusun sebuah tabel fakta yang baik dan sederhana. Kali ini, data berupa data imajinasi tentang suatu hasil survey kegiatan ekspor beberapa komoditi yang dilakukan pada beberapa perusahan eksportir. Hasil survei tidak terfokus pada kegiatan setiap perusahaan eksportir yang disurvei, tetapi fokus pada nilai ekspor per komoditinya. Hasil survei disusun menjadi tabel-tabel yang berkaidah database, yang terdiri dari tabel-tabel :

·         PRODUK

Tabel ini berisi referensi tentang komoditi yang disurvei 

·         NEGARA

Tabel ini berisi referensi tentang negara tujuan ekspor 

·         TRN

Tabel ini berisi total nilai ekspor setiap bulan per komoditas per negara tujuan ekspor dalam valuta USD 

  

Tabel-tabel diatas memiliki kaidah database dengan ciri khas sebagai berikut : (perhatikan tabel TRN)

·         Header

o    diletakkan pada baris 1 dan hanya terdiri dari 1 baris saja

o    setiap kolom Excel berisi sebuah header, jadi kolom A milik id_produk dan id_produk pasti hanya di kolom A Excel, begitu juga dengan kolom lainnya

o    ditata rapat (dari kiri ke kanan mulai A1), sehingga tidak ada kolom kosong tanpa teks header

o    setiap cell header berisi data tertentu dan tidak ada dua atau lebih kolom berisi suatu data tanpa header

o    tidak ada header yang di-merge cell, baik merge cell baris maupun merge cell kolom

o    setiap header menjadi nama setiap kolom data

·         Kolom

o    setiap kolom data memiliki nama kolom

o    setiap kolom berisi data dengan tipe data yang sama

o    tidak ada pengaturan alignment pada kolom, agar tampak jelas kesamaan tipe data dalam kolom tersebut

·         Records

o    record pertama diletakkan tepat pada baris 2

o    tidak ada baris kosong diantara dua record, jadi minimal ada satu field dalam record yang memiliki nilai

o    semua field terisi penuh jika seharusnya memiliki suatu nilai tertentu, meskipun nilainya sama dengan record sebelumnya (lihat id_produk bernilai 1 tertulis disemua record dan tidak hanya di record pertama saja)

Tabel-tabel di atas sering disebut sebagai raw data. Susunan tabel yang sederhana seperti di atas akan sangat fleksible dalam menerima perkembangan kebutuhan output. Hal ini akan dapat dilihat pada coretan-coretan pivot table selanjutnya, sehingga dapat dirasakan dan dicoba sendiri betapa susunan sederhana yang tidak indah seperti tabel di atas jauh lebih indah diolah daripada tabel-tabel yang disusun dan disimpan dengan format selera mata manusia.

Catatan !!!

Untuk bahan belajar, maka tabel-tabel diatas akan dijaga keasliannya. Setiap bahasan akan dilakukan penyalinan data ke sebuah sheet baru, sehingga akan tampak perbedaan dari satu bahasan ke bahasan lain. Pada dunia nyata, bisa jadi seluruhnya langsung dikerjakan pada tabel-tabel di atas.

Sumber data untuk pivot table (Pivot Table Data Source)

Pada bagian ini, akan dimulai tahapan untuk membuat sebuah pivot table. Seperti bahasan di atas tadi, pivot table tergantung pada susunan tabel fakta yang menjadi sumber data (pivot table data source). Maka langkah pertama dalam membuat pivot table adalah menyiapkan pivot table data source yang berupa tabel fakta.
Sebuah tabel database hanya menyimpan item-item pokok setiap tabel saja. Seluruh detil tentang setiap item disimpan dalam tabel yang lainnya, sehingga terbentuk suatu jaringan relasi antar tabel. Contohnya seperti tabel TRN di atas. Tabel TRN menyimpan id_produk tetapi tidak menyimpan nama produk dan segala yang bersifat detil tentang si produk. Seluruh detil produk disimpan dalam tabel bernama PRODUK. Begitu juga dengan kolom negara dalam tabel TRN.
Tabel fakta (fact table) adalah kebalikan dari tabel database. Dalam tabel fakta disimpan seluruh detil item data. Namun, untuk tahap pertama belajar pivot tabel ini, akan digunakan tabel TRN apa adanya sebagai bahan membentuk tabel fakta. Pada penggunaan pivot table di Excel yang bukan bersumber dari sebuah paket data (cube) akan membutuhkan tabel fakta yang detil dan sederhana sebagai pivot table data source.

Berikut langkah-langkah untuk membuat sumber data pivot table :

1.       Membuat sheet wadah sumber data pivot table

Sumber data pivot table akan diletakkan pada sebuah sheet baru. Sheet baru ini diberi nama '1_dtsTRN'.

2.       Menyalin data dari tabel TRN ke sheet 1_dtsTRN

o    blok seluruh data di sheet TRN (termasuk header) -> lakukan copy data (CTRL C)

o    ke sheet 1_dtsTRN cell A1 -> Paste data (CTRL V)

3.       Memberi nama range pada tabel yang ada di sheet 1_dtsTRN

o    Excel 2007 ke atas

blok seluruh data (termasuk header) -> klik kanan -> Name a range -> isi Name dengan _1dtsTRN_ -> tekan OK

o    Excel 2003

blok seluruh data (termasuk header) -> menu Insert -> Define -> isi Name dengan _1dtsTRN_ -> tekan OK

Sampai disini telah terbentuk sebuah sheet data source bernama 1_dtsTRN yang berisi sebuah tabel data yang area range tabel tersebut diberi nama _1dtsTRN_. Nama range _1dtsTRN_ inilah yang menjadi data source untuk pivot table. Potongan tabel akan terlihat seperti gambar berikut ini : 

Sumber : http://excel-mr-kid.blogspot.com

Bersambung Ke Bagian 2

 

Share

Artikel Lainnya :