Tugas, Tanggung Jawab dan Kemampuan yang harus di miliki oleh seorang IT Manager

IT Manager adalah sesorang yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan IT di suatu perusahaan. Jika anda bercita-cita menjadi Manager IT tentulah di butuhkan kemampuan untuk mengelola IDepartemen/Divisi disebuah perusahaan. Berikut beberapa Tugas dan Tanggung Jawab serta  kemampuan yang harus dimiliki.

A.     Tugas dan Tanggung Jawab

1.       Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan

2.       Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi

3.   Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)

4.    Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)

5.       Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang , membuat dan meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan

6.       Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures

7.       Memberikan solusi Teknologi Informasi

8.     Bertanggung jawab pada penyediaan layanan infrastruktur termasuk aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan telekomunikasi

9.       Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya

10.  Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara umum

11.   Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan solusi teknologi

12.    Pengawasan dan perawatan Teknologi Informasi

13. Bekerja sama dengan senior manajemen untuk membuat, merancang pelayanan TI dalam dokumen Service Level Agreements

14.   Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan mengenai semua aspek dari departemen TI (Teknologi Informasi)

B.      FAKTOR KEBERHASILAN / KEY SUCCESS FACTOR

Seorang IT manager dianggap berhasil dalam pelaksaan tugasnya, dengan memiliki keahlian dan pengetahuan sebagai berikut;

1. Pengetahuan

·         Berpengalaman dalam perancangan dan pengembangan infrastruktur TI

·         Memiliki pengetahuan dalam mengelola departemen TI (managing the IT Department)

·         Memiliki pengetahuan tentang Project Management Process

2.  Keahlian

·         Mempunyai keahlian kepemimpinan yang kuat (management dan supervisory skill)

·         Mengetahui secara umum instalasi dan administrasi hardware, software dan jaringan

·         Mempunyai kemampuan berkerja secara tim (team work)

·         Mempunyai kemampuan analisa dan penyelesaian masalah

·         Mempunyai kemampuan dalam pembuatan keputusan (decision making)

·         Kemampuan berkomunikasi secara verbal maupun tulisan

3.  Personal

·         Kemampuan dalam melaksanakan tugas dalam tekanan kerja yang tinggi

·         Jujur dan dapat dipercaya

·         Felsibel terhadap kondisi dan lingkungan kerja

·         Memiliki kepedulian dan sensitif terhadap kebutuhan bisnis

C. Kemampuan Teknis dan Non Teknis Yang Harus Di mIliki

1. Kemampuan untuk memperbaiki masalah basic/umum dari komputer.
Contoh sederhana dari masalah umum seperti printer-mapping, mem-backup files dan data atau menginstall network/lan-card. Anda tidak harus menjadi seorang ahli dan sangat paham bagaimana meng-overclock PC atau meretas Windows Registry, tapi jika anda bekerja di IT, orang-orang di perusahaan anda pasti mengharapkan anda bisa mengatasi masalah-masalah dasar tsb,

2. Kerjakan pekerjaan Help Desk. Sempatkan diri anda untuk mencoba pekerjaan Help Desk. Dari seorang Direktur IT sampai Arsitek pun harus mencoba pekerjaan ini, bukan hanya user-user anda akan melihat anda sebagai pemimpin yang baik yang memberikan contoh yang baik, anda juga bisa memberikan edukasi yang tepat kepada user-user anda tentang IT SOP (Standard Operational Process/Procedure) yang tepat sesuai perusahaan yang dapat membantu anda mencegah komplain di kedepannya nanti.

3. Coba "Public Speaking" atau berbicara di depan publik. Walaupun hanya sesekali, tetapi kemampuan ini akan sangat membantu anda merasa nyaman ketika anda harus mem-presentasikan rencana kerja dan hasil kerja anda di hadapan direktur atau eksekutif. Ini adalah kemampuan yang sangat krusial yang harus dimiliki seorang Manager IT. Ingat, presentasi anda menentukan karir anda sebagai seorang Manager IT.

4. Berikan pelatihan, jadilah pelatih untuk anak buah anda. Ingat cara terbaik untuk belajar adalah dengan mencoba menjadi seorang guru.

5. Lebih banyak mendengar daripada berbicara. Bukan berarti anda tidak bisa berbicara, yang dimaksud disini adalah active-listening, Dimana anda mendengar ide secara serius. Ide yang cemerlang biasanya lahir dari keluhan yang didengarkan.

6. Tahu dan mengerti dasar-dasar Networking. Anda tidak pantas menyandang gelar Manager IT jika anda tidak mengerti bagaimana sebuah Jaringan IT itu bekerja dan tidak bisa menjalankan troubleshooting sederhana. Anda harus mengerti apa itu DNS dan bagaimana memerika DNS serta melakukan Ping dan Trace-route.

7. Tahu dan mengerti dasar-dasar sistem administrasi. Anda harus mengerti apa itu file-permission, access-levels dan kenapa sebuah komputer harus berkomunikasi dengan domain controller. Anda tidak perlu menjadi seorang ahli tapi jika anda mengerti konsep dasar sistem administrasi akan sangat membantu anda untuk mencegah sakit kepala dikedepannya nanti.

8. Tahu bagaimana melakukan Network Trace. Setiap orang di IT harus bisa menjalankan program networking seperti Wireshark, Snoop atau Packet Capturing tool. Anda tidak perlu mengetahui semua fitur di dalam program tersebut, anda cukup hanya tahu bagaimana mengambil traffic data dan berikan kepada network engineer untuk dianalisa.

9. Tahu perbedaan latency dan bandwidth. Latency adalah waktu yang dibutuhkan data untuk menempuh jarak dari asal ke tujuan., Bandwidth adalah besaran yang menunjukkan seberapa besar data yang dapat dilewatkan dalam koneksi di dalam satu network. Mereka terkait, tetapi berbeda. Sebuah koneksi dengan penggunaan bandwidth yang tinggi dapat menyebabkan latency yang lebih besar, tapi jika koneksi tersebut tidak penuh, menambahkan lebih banyak bandwidth tetap tidak akan mengurangi latency. Jadi menambahkan bandwidth tidak selamanya solusi yang tepat. Paham ya? Kalau tidak sebaiknya anda review lagi kelas networking.

10. Scripting! Seorang Manager IT harus mampu menyatukan script-script yang berbeda untuk mendapatkan hasil yang cepat sesuai yang dengan tuntutan business process. Itu tidak berarti anda harus menjadi seorang programmer. Programmer sejati melihat error-message, mencari bug, dan melakukan revisi dan membuat patch. Anda tidak perlu melakukan itu, tetapi anda cukup tahu dimana patch tersebut ditempatkan dan merapikan code lines.

11. Back up. Jangan pernah meremehkan back up!

12. Kemampuan untuk memeriksa Backups. Jika anda belum bisa melakukan data restoration, sebaiknya pelajari dan coba.

13. Dokumentasi. Dokumentasi setiap proses dan pengerjaan. Anda dituntut untuk memiliki kemampuan untuk membuat dokumentasi. Pahami akan pentingnya Knowledge Management. Anda tidak akan panik jika  anak buah anda mengundurkan diri.

14. Pahami pentingnya Sekuriti.  Apakah anda pernah membaca buku "The Cuckoo’s Egg" ? Mungkin ini adalah buku tentang IT Sekuriti terbaik, bukan karena buku tersebut sangat teknikal tetapi buku ini bukan membahas sekuriti secara teknikal.

15. Pernah bekerja di dalam satu proyek IT. Percayalah ini akan sangat membantu anda memahami segala kesulitan dan kendala dalam memimpin sebuah proyek.

Pengaturan "cabling".
Memang kelihatannya mudah, tapi sebenarnya tidak. Anda akan mengerti kenapa instalasi server itu lebih dari 5 menit. Tentu saja anda bilang mudah karena cukup dengan mencolokkan kabel dari ujung ke ujung dan biarkan berserakan. Sebaiknya anda berikan label disetiap kabel untuk mempermudah anda suatu saat dan anda akan tahu kabel yang ini menuju kemana.

17. Anda harus paham teori pemakaian energy. 
Sebagai contoh: Sebuah perangkat yang mengkonsumsi listrik sebanyak 3.5kW membutuhkan satu ton pendingin untuk mengimbangi panas yang dihasilkan perangkat tersebut. Dan itu benar-benar satu ton, bukan simbolik. Apakah anda tahu 3.5kW itu sama dengan pemakaian 15 sampai 20 server 1U dan 2U server? Satu ton pendinginan memerlukan tiga  pipa saluran berdiameter 10 inci untuk mengalirkan udara? Jika anda sudah paham teori pemakaian energi ini maka anda pasti bisa melakukan perhitungan yang tepat untuk efisiensi energi.

18. Pernah me-manage setidaknya satu proyek IT.
Dengan ini, jika seorang manajer proyek IT atau atasan anda menanyakan status dari sebuah proyek anda akan memahami mengapa begitu pentingnya memiliki pengalaman sebagai manajer proyek IT. Alangkah baiknya, di setiap proyek IT anda sudah mengirimkan laporan status ke atasan sebelum diminta.

19. Paham dan mengerti akan Opex (Pembelanjaan Operasional) dan Capex (Pembelanjaan Modal).
Opex atau operational expenditure adalah dana yang dikeluarkan untuk menjalankan usaha. Capex atau Capital expenditure adalah dana yang dikeluarkan untuk membeli aset (server, data center, computer), dan Capex cenderung memiliki depresiasi akan nilai. Opex terkadang sangat baik namun bisa juga menjadi buruk. Tahu perbedaan dari keduanya akan sangat membantu anda membuat keputusan.

20. Pelajari Business Processes (Proses Bisnis). 
Mampu melihat pengembangan dalam cara bisnis itu dijalankan (sales, finance, marketing, human resource) adalah suatu keahlian yang hebat. Anda tidak perlu menggunakan alat yang canggih, cukup mengajukan beberapa pertanyaan dan menggunakan logika serta naluri bisnis "business sense" anda.

21. Jangan takut untuk berdebat sesuatu yang anda tahu salah.
Tetapi anda juga perlu tahu kapan harus berhenti berdebat. Ini akan membantu anda menemukan ide yang baik dan cemerlang.

22. Lapor suatu masalah dengan alternatif solusinya
Jika anda harus melaporkan satu masalah ke atasan anda pastikan anda sudah memiliki setidaknya satu solusi.

23. Tidak ada yang namanya pertanyaan bodoh.
Setidaknya tanyakan sekali dan pastikan anda tidak akan menanyakan pertanyaan yang sama lagi. IT adalah dunia yang dinamis, perubahan sangat cepat terjadi.

24. Biasakan untuk berbicara tanpa singkatan atau akronim.
IT itu penuh dengan akronim dan ingat anda juga harus berhadapan dengan user-user yang belum tentu tahu kepanjangan dari akronim itu.

25. Bahkan jika itu membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk menemukan solusi atau menyelesaikan sesuatu, luangkan waktu anda untuk melakukannya sendiri tanpa bantuan orang lain. Ini akan membantu anda mengingat solusi itu lebih baik. Jika membutuhkan waktu dua kali lebih lama, bertanya.

26. Dengarkan anak buah anda. 
Mereka tahu lebih banyak dari anda dalam urusan teknikal, jika tidak singkirkan mereka dan cari orang yang lebih tahu. Jika anda pikir anda yang paling tahu, resign!

27. Jika anda tahu solusinya, maka mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat untuk anak buah anda untuk membantu mereka mencari solusi tadi adalah sangat baik ketimbang hanya memberikan solusi. Ini akan membantu mereka mengingat solusi itu untuk jangka panjang, ingat anda tidak selamanya tersedia.

28. Pertama kali anak buah anda melakukan sesuatu yang salah, itu bukan kesalahan - itu adalah pengalaman belajar. Jika terjadi lagi, berikan teguran. Dan ingat: setiap hari adalah kesempatan bagi anak buah untuk mempelajari sesuatu yang lain. Pastikan mereka belajar sesuatu yang berharga dibandingkan belajar bahwa pekerjaan yang lebih baik di luar sana.

29. Selalu memberi anak buah anda lebih banyak pekerjaan dari yang anda pikir mereka dapat tangani. Orang akan mengatakan anda tidak realistis, tapi semua orang pasti punya hal untuk dikeluhkan. Dan, tidak ada yang lebih buruk daripada melihat anak buah anda mengeluh karena melihat jam sudah menunjukkan pukul 2 sore tapi tidak ada lagi yang bisa dikerjakan tapi belum waktunya pulang.

30. Pasak persegi hanya cocok di lubang yang persegi. Jika seorang anak buah anda bekerja sangat baik dan memberikan kontribusi di dalam tim anda tapi tidak efektif dalam pekerjannya sendiri, pertahankan.

31.  Mempunyai Kemampuan Programming

32. Mempunyai Kemampuan Analisa Sistem

D. Hubungan Kerja / Working Relationship

1. Internal

·     Bekerja sama dengan pimpinan binis unit lain dalam perancangan, rekomendasi dan konsultasi terhadap solusi teknologi

·  Bekerja sama dengan senior manajemen dalam perancangan strategi TI untuk mendukung keberhasilan tujuan perusahaan

·         Bekerja sama dengan HR dalam pengembangan karir staff serta pemilihan staff TI baru

·         Bekerja sama dengan tim Legal dan HR dalam pembuatan kebijakan TI

·         Bekerja sama dnegan procurement dalam pengadaan inventory TI

2.  Eksternal

·         Bekerja sama dengan vendor dalam pembuatan aplikasi (jika diperlukan)

·       Bekerja sama dengan konsultan dalam pengembangan, solusi serta peningkatan kinerja departmen TI (Teknologi Informasi)

·         Bekerja sama dengan Internet provider dalam pengelolaan internet dan telekomunikasi

D.  Kesimpulan

IT Manager akan menangani hal-hal lebih ke menahkodai pengembangan sistem yang akan membuat perusahaan lebih produktif disaat rancangan tersebut terlaksana.
Menentukan rencana road map budget IT 1 tahun, untuk peremajaan perangkat-standar pembelian hardware-rencana kerja divisi IT-target dan pencapaian, apabila diperlukan - pemakaian jasa pihak luar untuk mendapatkan hasil lebih cepat.Seorang IT Manager Harus Mempunyai Kompetensi teknikal / Technical Competencies – 30 %, Kompetensi manajerial / Management Competencies – 70%

Sumber : Dari Berbagai Sumber

Share

Artikel Lainnya :