Cara Mudah Membuat Data Validation di Microsoft Excel dengan Kriteria List

Microsoft Office Excel merupakan aplikasi pengolah data yang memiliki banyak sekali fitur. Salah satu fitur yang sering dimanfaatkan oleh pengguna Excel dalam penyajian laporan adalah validasi data. Setiap data yang disajikan harus relevan dan sesuai logika. Untuk menghidari input data yang keliru, data yang dimasukkan ke dalam sel-sel Excel (Excel cells) perlu divalidasi agar sesuai dengan ketentuan. Ketika data yang dimasukkan tidak sesuai ketentuan, Microsoft Office Excel akan memberi tahu Anda bahwa data yang dimasukkan melanggar batasan yang telah ditentukan.

Data Validation berguna untuk membatasi data yang diperbolehkan pada saat entri data. Salah satu fitur yang sangat disukai adalah dengan data validation kita dapat membuat daftar nilai yang tinggal dipilih dengan tampilan combo box. Ada dua cara yang bisa digunakan untuk membuat data validation.

1.       Memasukan langsung isi data validation pada List Source

2.       Menggunakan Rage. Yaitu membuat terlebih dahulu isi datanya kemudian dipanggil pada list source

Membuat Data Validation Cara 1

Untuk membuat list atau daftar pilihan lakukan langkah-langkah berikut:

1.      Jalankan Aplikasi Ms Excel

2.      Buat Tabel Seperti Dibawah ini

3.      Selanjutnya Buat data Validation List untuk Kolom Jenis Kelamin langkahnya

·         - Tempatkan kursor pada cell C4

·         - Selanjutnya kli menu Data dan Pilih Data Validation

·         - Pada Allow Pilh List, lihat gambar dibawah ini

·         - Selanjutnya pada source isikan Jenis kelamin Seperti terlihat pada gambar dibawah ini

·         - Kemudian Klik Tab Error Alert, dan isikan datanya seperti berikut

Catatan : Error Alert Berfungsi untuk Menampilkan  Pesan error Jika Pilihan Yang dipilih tidak sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan

·        -  Kemudian Klik OK.

·         - Selanjutnya Copy Cell C4 sampai C9 dengan cara drag ke bawah lihat gambar dibawah ini

·         Otomatis List Akan Muncul dengan Pilihan Pria dan Wanita

4.      Selanjutnya Test Hasil Validasi Data yang telah dibuat. Dengan mengetikan kata selain pria atau wanita

5.      Selanjutnya Buat Validasi data untuk Kolom Jabatan. Isikan nama jabatan Manager, Marketing, Admin, IT, dan HRD. Langkahnya sama dengan point No 3

Membuat Data Validation Cara 2

Untuk membuat list atau daftar pilihan dengan cara ke dua yaitu dengan cara membuat terlebih dahulu data master listnya. Selanjutnya data tersebut dipanggil di list source. Berikut detil  langkah-langkahnya :

1.      Jalankan aplikasi Microsoft Excel 2007.

2.      Buat data seperti pada gambar di bawah ini

                                                       Source : www.belajarexcel.info

3.      Pilih range cell pada alamat E2:E7.

4.      Klik tab Data, dan pilih Data Validation.

5.      Pada dialog Data Validation, masukkan opsi berikut dan setelah itu klik tombol OK.

1.      Pada pilihan Allow, masukkan List.

2.      Pada kotak Source, masukkan range A2:A7.

6.      Tempatkan cursor pada cell E2. Terlihat pada cell adanya tambahan panah bawah, dan jika Anda klik panah tersebut akan muncul pilihan nilai yang berasal dari cell A2:A7.

7.      Selesai.

Selamat Mencoba

Share

Artikel Lainnya :