Perencaan sistem informasi, terjemahan dari information System Planning (ISP), menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam organisasi. Untuk dapat terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan teori organisasi modern. Namun demikian hal ini tidak berarti bahwa sistem informasi dan teknologi informasi sebagai suatu hal yang kaku. Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi. Oleh karena itu untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing-masing organisasi.
Orang tidak boleh sekedar mengadaptasi setiap sistem yang ditawarkan, akan tetapi juga tidak boleh menutup mata terhadap pengetahuan dan kesempatan yang ada di luar organisasi untuk mendapatkan sistem yang cocok. Sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, akan tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.
Orang tidak boleh sekedar mengadaptasi setiap sistem yang ditawarkan, akan tetapi juga tidak boleh menutup mata terhadap pengetahuan dan kesempatan yang ada di luar organisasi untuk mendapatkan sistem yang cocok. Sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, akan tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.
Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan organisasi masing-masing, berikut ini dibahas bagaimana informasi itu mengalir dari satu tempat ke tempat lain, bagaimana merencanakan sistem informasi secara keseluruhan, serta bagaimana merencanakan sistem informasi secara per bagian. Perlu diingat bahwa perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu melalui tingkatan-tingkatan berikut:
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Oleh karena itu bahan perencanaan sistem informasi yang akan dibahas berkisar pada keempat tingkatan ini.
IDE ---> DESIGN --->PELAKSANAAN -->EVALUASI
Keempat tingkatan ini juga telah menjadi kunci yan digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian. Sebagai contoh, di dalam perubahan sistem yang membutuhkan 4 tingkatan IDPE (ide, design, pelaksanaan, evaluasi), dibutuhkan 4 tingkatan IDPE lain yang lebih kecil. Orang yang melaksanakan teori, biasanya tidak mengalami salah konsep karena masalah dan ruang lingkup yang dihadapi sudah terpampang jelas dihadapannya. Sebaliknya orang yang sekedar ingin tahu akan mengalami kesulitan karena masing-masing teori menggunakan sudut pandang sendiri-sendiri dan menjelaskan teori itu dengan IDPE masing-masing.
Pengolahan Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari studi manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan bahwa pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia, baik sebagai menajer maupun sebagai bawahan, yang ditentukan dengan cara bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah peran informasi sangat menentukan. Itu sebabnya jika sistem manajemen hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu didukung sistem informasi yang dikelola secara baik dan benar, sehingga dapat optimal hasilnya.
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Oleh karena itu bahan perencanaan sistem informasi yang akan dibahas berkisar pada keempat tingkatan ini.
IDE ---> DESIGN --->PELAKSANAAN -->EVALUASI
Keempat tingkatan ini juga telah menjadi kunci yan digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian. Sebagai contoh, di dalam perubahan sistem yang membutuhkan 4 tingkatan IDPE (ide, design, pelaksanaan, evaluasi), dibutuhkan 4 tingkatan IDPE lain yang lebih kecil. Orang yang melaksanakan teori, biasanya tidak mengalami salah konsep karena masalah dan ruang lingkup yang dihadapi sudah terpampang jelas dihadapannya. Sebaliknya orang yang sekedar ingin tahu akan mengalami kesulitan karena masing-masing teori menggunakan sudut pandang sendiri-sendiri dan menjelaskan teori itu dengan IDPE masing-masing.
Pengolahan Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari studi manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan bahwa pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia, baik sebagai menajer maupun sebagai bawahan, yang ditentukan dengan cara bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah peran informasi sangat menentukan. Itu sebabnya jika sistem manajemen hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu didukung sistem informasi yang dikelola secara baik dan benar, sehingga dapat optimal hasilnya.
Sumber : (Tata Sutabri, 2004, hal 39)
No comments:
Post a Comment