Analisis sistem yang sedang berjalan
Analisa sistem merupakan penguraian dalam suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. langkah pertama yang dilakukan adalah adalah mengidentifikasi kelebihan dan kerurangan sistem lama.
Kelebihan sistem yang sedang berjalan ini adalah :
- Sistem yang sedang berjalan saat ini sudah memanfaatkan basis komputer sebagai alat bantu dalam mengerjakan pengolahan data dibagian kepegawaian. Sehingga informasi tentang data-data kepegawaian khususnya penggajian sudah tersimpan dalam bentuk file.
- Sistem penggajian tersebut telah menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang cukup baik untuk menunjang sistem pengolahan data penggajian
- Adanya pembagian tugas kerja dalam menangani urusan kepegawaian.
Kekurangan sistem yang sedang berjalan saat ini :
- Belum adanya software yang mengolah tentang penggajian pegawai sehingga mengakibatkan :
- Proses perhitungan gaji pegawai memakan waktu yang cukup lama. Hal ini disebabkan karena data yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji masih tersimpan dalam sistem lain dan sebagian masih dalam bentuk Arsip.
- Kesulitan dalam membuat Daftar gaji pegawai disebabkan oleh penimpaan file baru terhadap file lama.
- Masih kurang jaminan akan tempat penyimpanan data-data penggajian dengan aman dari berbagai macam gangguan seperti data itu hilang ataupun mungkin rusak karena rayap misalnya karaena data telah lama tersimpan dalam lemari penyimpanan berkas meskipun ada data yang sebagian tersimpan dikomputer.
Prosedur sistem penggajian di LAPAN
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses itu dapat dikerjakan. Berikut adalah alur prosedur sistem penggajian yang ada di LAPAN Bandung :
- Pejabat yang berwenang serta Tim penilai memberikan data pegawai, SK pengangkatan kerja, SK Naik Jabatan, serta SK naik pangkat dan golongan ke bagian urusan kepegawaian.
- Bagian urusan kepegawaian khususnya bagian pengelolaan data pegawai memproses dokumen-dokumen dan SK sebagai acuan pegawai mendapat gaji.
- Bagian pengelolaan data pegawai juga menerima KP4 dari pegawai sebagai bukti untuk mendapatkan tunjangan keluarga. KP4 tersebut dilampiri keterangan-keterangan lainnya.
- Data urusan kepegawaian yang berisi SK, surat-surat, dan keterangan lainnya di berikan dari bagian pengelolaan data pegawai ke bagian kelola gaji.
- Lalu bagian kelola gaji menghitung gaji pegawai dan membuat daftar gaji berdasarkan acuan data urusan kepegawaian.
- Setelah proses perhitungan daftar gaji, Bagian kelola gaji mencetak Daftar gaji sebanyak 2 (dua) rangkap kemudian disatukan dengan SK, surat-surat, dan ketarangan lainnya untuk di tandatangani oleh kepala TU dan direkap oleh bendahara setelah itu diserahkan ke kepala kepegawaian.
- Kepala kepegawaian mengkoreksi daftar gaji jika tidak ada kesalahan maka daftar gaji tersebut diberikan ke KPKN
- Setiap kali menerima Lembar gaji, KPKN mengkoreksi lembar gaji tersebut.
- Jika tidak sesuai dengan data yang ada di KPKN maka lembar gaji tersebut diberikan kembali kepada instansi yang bersangkutan untuk diperbaiki.
- Jika sesuai maka KPKN menyetujui lembar gaji tersebut kemudian mengarsipkan daftar gaji sebanyak 1 (satu) rangkap dan satunya lagi diberikan kembali kepada instansi yang bersangkutan.
- Dari daftar gaji yang sudah disetujui oleh KPKN kemudian bagian kelola gaji membuat Daftar gaji bersih dan Daftar potongan gaji pegawai untuk diserahkan ke BANK. Serta membuat slip gaji dua rangkap yang satu untuk pegawai dan yang satu dijadikan arsip.
Gambar : Flow of Map Sistem Penggajian Yang Sedang Berjalan
Selanjutnya Baca Materi Bagian 3 Analis Kejadian dan Struktur Proses Sistem Penggajian di LAPAN Bandung
Share
No comments:
Post a Comment