Penggunaan Fungsi Conditional Formatting, dan Fungsi CountIf Untuk Studi Kasus Membuat Daftar Absensi Pegawai Menggunakan Excel

Pada Tutorial ini akan dibahas membuat daftar absensi karyawan secara  otomatis menggunakan excel dimana outputnya adalah menghitung kehadiran karyawan sesuai dengan hari kerja. dan memberikan informasi berkenaan dengan statistik dan rekapitulasi data absensi.

 

Tujuan

Tujuan Tutorial ini Adalah Peserta Mampu:

1.       Membuat Tabel Dan Memformatnya

(Manajemen Cell, Set Print Area, Set Border Table, Dan Split Praze Pane)

2.       Mengenal Fungsi  Conditional Formatting

3.       Memahami Fungsi Count, counta, dan countif

4.       Memahami Fungsi Logika Sederhana

Untuk memudahkan  Langkah Awal Bekerja dengan Tabel Kita Buat Tabel Daftar Hadir Karyawan Seperti Tampak Pada Gambar Dibawah ini:

PETUNJUK PENGERJAAN

1.       Buat Tabel Seperti Diatas dan Isikan Datanya

2.       Gunakan Format Coloumn – Width Untuk Memformat Lebar Kolom Tanggal

3.       Pada Kolom Tanggal 1 - 31 Gunakan Fasilitas  Conditional Formatting, untuk member warna cell pada criteria hadir, sakit, izin, dan Alpha. Langkahnya adalah sebagai berikut:

1                       - Blok Cell E8 sampai AI 12

2           - Selanjutnya Pilih Menu Conditional Formatting, dan Pilih New Rule,

              - Kemudian Pilih Format Only Cell That Contain, seperti terlihat pada gambar dibawah ini

- Pada Format Only Cells With, Pilih Specific Text, dan Containing kemudian isi dengan nilai H

            -  Selanjutnya klik Pada Tombol Format, akan keluar kotak dialog warna pada tab Fill dan  Pilih  Warna Yang diinginkan

              Notes

·         Untuk member warna cell pada keterangan Sakit, Izin, dan Alpa Langkahnya Sama dengan diatas. Yang membedakan hanya Kriteria, dan pemberian warna Cellnya

·         Untuk Mengedit, dan Menghapus Warna yang telah dibuat klik menu conditional formatting dan pilih Manage Rules seerti terlihat pada gambar dibawah ini

 

New Rule             : Untuk Membuat Formatting Baru

Edit Rule               : Untuk Mengedit Cell Yang telah ada
Delete Rule           : Untuk Menghapus Formatting

PENGISIAN RUMUS (PENGGUNAAN FUNGSI COUNT IF)

1.       Pada Kolom Hadir, Sakit, Izin, dan Alpa Gunakan Fungsi Count IF

RUMUS : =COUNTIF(E8:AI8;"H")

Penjelasan

Rumus	Keterangan
=countif	Fungsi untuk menghitung Jumlah Cell dengan criteria tertentu
E8 : AI8	Merupakan Range Nilai Yang Akan dihitung
Huruf H	Adalah Kriteria Pencarian Nilai Hadir

Untuk Menghitung Jumlah Sakit, Izin, dan Alpha langkahnya hampir sama tinggal kriterianya saja yang diganti

2.       Pada Kolom Informasi Absensi / Hari Untuk mengetahui Jumlah Hadir, Sakit, Ijin, Alpha Gunakan Fungsi Countif sama seperti diatas

3.       Pada Kolom Kerangan Jumlah Hari Kerja Gunakan Fungsi Count – Jumlah Hari Libur

Rumus : =COUNT(E7:AI7)-7

Penjelasan

Rumus	Keterangan
=count	Fungsi untuk menghitung Jumlah Cell dengan Nilai Angka
E7 : A17	Nilai Range Yang dicari yaitu dari cel E7 sampai Cel A17

4.       Pada Kolom Jumlah Karyawan Gunakan Fungsi Counta ditambahkan dengan fungsi string

Rumus :  =COUNTA(C8:C12) &" Orang"

Penjelasan Rumus

Rumus	Keterangan
=counta	Fungsi untuk menghitung Jumlah Cell dengan Nilai Karakter
C8 : C12	Nilai Range Yang dicari yaitu dari cel C8 sampai Cel C12
&	Fungsi untuk Menggsbungkan Kata

5.       Karyawan Mendapat SP gunakan Fungsi Logika IF Tunggal, dengan ketentuan jika karyawan jumllah Alpa lebih atau sama dengan 3 kali maka dapat Peringatan SP.

Cara Penulisan Rumus : =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Rumus : =IF(AM8>=3;"SP";"-")

Penjelasan Rumus

Rumus	Keterangan
=IF	Adalah Rumus Logika Mencari Suatu Kondisi Benar atau salah
AM8	Nilai Cell yang dijadikan Acuan Logika
>=	Operator Logika Lebih Besar atau sama dengan
“SP”	Keterangan Kondisi Yang Bernilai Benar (True)
“-”	Keterangan Kondisi Yang Bernilai Salah (False)

6.       Untuk Memberi Warna Cell Pada Kolom SP, Gunakan Conditional Formatting dengan kategori  New Formatting Rule. Langkahnya

1           - Blok Cell AN8 sampai AN12 (AN8:AN12)

2            - Klik Conditional Formatting, pilih New Rule

1   7.  Selanjutnya Pilih Use a formula to determine which cells to format

    8.  Dan ketik pada Format Values =AN8=”SP”

3  9.  Kemudian tentukan Warna Fill Merah, dan Font Textnya Putih, dengan mengkilik tombol Format.

 

 SELAMAT MENCOBA


 

Share

Artikel Lainnya :