Pengendalian & Penilaian Sistem Informasi

Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Penglola sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam melaksanakan kegiatan pengendalian sistem informasi yakni:

a.    Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
b.    Kemampuan mengendalikan proses tranformasi informasi
c.    Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksanaan sistem informasi
d.    Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi

Bila Pengelola sistem informasi memiliki kemampuan tersebut maka pelaksanaan pengelolaan sistem informasi akan terjamin dan lancar guna mendukung keberhasilan program organisasi. Namun bila kegiatan perencanaan, proses transformasi informasi, pengorganisasian pelaksana dan koordinasi lepas kendali, maka bukan saja tidak berhasil mencapai tujuan bahkan akan membahayakan proses manajemen yang didukung sistem informasi tersebut.

Dalam hubungan inilah bagian ini perlu mendapat perhatian khusus. Kita akan mempelajari secara singkat upaya-upaya pengendalian terhadap:
a.    Kegiatan perencanaan informasi
b.    Kegiatan transformasi informasi
c.    Kegiatan pengorganisasian pelaksanaan sistem informasi
d.    Kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan sistem informasi

Dalam Pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat bahwa komponen penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis. Terdapat keterkaitan sistematik dengan komponen masukan (input), komponen proses dan komponen produk. Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat dan teliti berdasarkan data obyektif dan akurat, komponen transformasi informasi bekerja secara lancar dengan dukungan sarana dan prasarana, biaya dan metode yang memadai. Komponen produk ditandai oleh hasil-hasil yang dicapai oleh sistem yang memiliki mutu dan jumlah yang tinggi. Untuk mengetahui hingga sampai di mana komponen -komponen telah beroperasi dengan baik sebagaimana yang diharapkan, maka  komponen penilaian pada gilirannya menempati kedudukan dan fungsi yang sangat strategis, sangat menentukan keberhasilan keseluruhan pengelolaan sistem informasi itu.

Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Siapapun dapat membuat keputusan setelah dia memperoleh informasi yang merupakan hasil penilaian sesuai dengan tugas dan fungsinya, seperti pemimpin, pelaksana, penyuluh, pelatih, tenaga teknis, dan lain sebagainya. Keputusan itu menyangkut berbagai kemungkinan, misalnya tentang program atau perencanaan, tentang pelaksanaan atau operasional, tentang diagnosis untuk pembinaan atau bimbingan, tentang administratif, dan lain sebagainya. Semua bentuk keputusan itu membutuhkan informasi dari hasil penilaian yang telah dipertimbangkan secara rasional dan logis serta obyektif. Penilaian merupakan suatu komponen yang penting dalam pengelolaan sistem informasi.

Komponen ini erat kaitannya dengan komponen - komponen lainnya, yakni masukan, proses dan produk. Komponen masukan merupakan langkah awal dalam rangka penyusunan informasi. Komponen proses bertalian dengan transformasi informasi, sedangkan komponen produk bertalian dengan hasil dan dampak sistem informasi. masing-masing komponen tersebut menuntut adanya penilaian. Sehubungan dengan hal tersebut, maka ditentukan 3 (tiga) strategi penilaian dalam sistem informasi yaitu sebagai berikut :

a.    Strategi penilaian masukan yang bertujuan menilai perencanaan informasi yang disusun berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
b.   Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan transformasi informasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan, analis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dokumentasi dan komunikasi yang secara keseluruhan merupakan suatu proses yang berkesinambungan.
c.    Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.

Dengan demikian adalah benar bahwa penilaian menjaga satu bagian yang penting dalam pengelolaan sistem informasi, tidak disamakan dengan pemberi angka terhadap hasil kegiatan di bidang informasi. penilaian mengandung makna yang sangat luas dan sangat penting dalam keseluruhan pengelolaan sistem informasi. Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat keputusan yang tepat dan obyektif tentang berbagai kegiatan pengelolaan sistem informasi, seperti :
a.    Derajat keakuratan informasi yang diperoleh berdasarkan kebutuhan lapangan secara nyata.
b.  Perencanaan informasi yang bermutu, memenuhi persyaratan yang ditetapkan bagi suatu perencanaan informasi yang baik.
c.    Pelaksanaan kegiatan transformasi data dan informasi berdasarkan prosedur yang tepat dan benar.
d.    Jenis dan mutu produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.

Keseluruhan hasil penilaian produk informasi tersebut pada gilirannya menjadi umpan balik bagi komponen-komponen sistem informasi. Dengan umpan balik ini, bila perlu, dapat dilakukan upaya perbaikan dan penyempurnaan atas perancanaan informasi dan semua aspek yang terdapat dalam proses transformasi, sehingga keseluruhan sistem benar-benar berfungsi dan beroperasi secara lengkap dan utuh, berdaya guna dalam pengembangan sistem informasi manajemen. Pendidikan dan pengembangan  masyarakat dan perorangan serta pemakai informasi lainnya.

Penilaian terhadap komponen-komponen tersebut dilakukan dengan menggunakan perangkat kriteria sebagai indikator guna memudahkan pelaksanaan penilaian itu. Pada praktiknya, penilaian proses dan penilaian produk dapat dilaksanakan sekaligus terhadap sampel yang sama. Misalnya penilaian tentang penyebarluasan atau persebaran, penilaian mutu produk informasi, dan penilaian pemanfaatan produk informasi, digunakan satu perangkat instrumen saja.

(Sumber :  Tata Sutabri, S.kom.MM, Analisa Sistem Informasi, Hal 43-45)

Share

Artikel Lainnya :