Memahami dan Mengunakan Mail Merge di Office 2003

A.   Konsep Mailmerge

Mailmerge merupakan fasilitas Microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat secara massal. Cara ini akan sangat berguna bagi Anda yang sering mengirim surat kepada banyak orang yang sama. Dengan cara ini, Anda tidak akan terlalu repot lagi mengetik satu per satu alamat surat ke atas labelnya. Hanya butuh sekali untuk memasukkan data orang-orang tersebut, maka untuk pembuatan surat ataupun label berikutnya Anda tinggal memanggil datanya kembali.

 

Dokumen Utama	Master template dari undangan
Sumber Data	adalah data yang di jadikan acuan dalam tujuan pengiriman  surat, bisa menggunakan Excel, Access, dan database lainnya

B.   Persiapan

Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu:

1.  Buat Document Template, yaitu dokumen master undangan yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. 

2.    Buat daftar data yang akan diundang menggunakan Ms Excel nantinya data tersebut akan dijadikan data Source dalam Proses Mail Merge.

C.   Tahapan Pembuatan Mail Merge

1.    Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge.

2.    Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document".

3.    Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".

4.    Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.

5.    Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.

6.    Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl. Kaca. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika sudah.

7.     Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a different list", atau klik "Edit recipient list" untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next: Write your letter".

8.    Di Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah "More items".

9.      Akan keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan "Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah field-field yang Anda inginkan seperti terlihat dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field.

10. Selamat Mencoba

Share

Artikel Lainnya :