IT Manager adalah sesorang yang
bertanggung jawab terhadap kelangsungan IT di suatu perusahaan. Jika anda
bercita-cita menjadi Manager IT tentulah di butuhkan kemampuan untuk mengelola
IDepartemen/Divisi disebuah perusahaan. Berikut beberapa Tugas dan Tanggung
Jawab serta kemampuan yang harus
dimiliki.
A.
Tugas
dan Tanggung Jawab
1.
Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer /
aplikasi dalam lingkungan perusahaan
2.
Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi
3. Merancang, mengelola dan
mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan
aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)
4.
Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT
policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)
5.
Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang , membuat dan
meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan
6.
Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures
7.
Memberikan solusi Teknologi Informasi
8. Bertanggung jawab pada penyediaan layanan infrastruktur termasuk
aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan
telekomunikasi
9.
Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan
pendukungnya
10. Memberikan orientasi kepada
pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang digunakan saat ini dan rencana
atau strategi TI secara umum
11.
Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan solusi
teknologi
12.
Pengawasan dan perawatan
Teknologi Informasi
13. Bekerja sama dengan senior manajemen untuk membuat, merancang
pelayanan TI dalam dokumen Service Level Agreements
14.
Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan mengenai semua
aspek dari departemen TI (Teknologi Informasi)
B.
FAKTOR KEBERHASILAN / KEY SUCCESS FACTOR
Seorang
IT manager dianggap berhasil dalam pelaksaan tugasnya, dengan memiliki keahlian
dan pengetahuan sebagai berikut;
1. Pengetahuan
·
Berpengalaman dalam perancangan dan pengembangan infrastruktur TI
·
Memiliki pengetahuan dalam mengelola departemen TI (managing the
IT Department)
·
Memiliki pengetahuan tentang Project Management Process
2.
Keahlian
·
Mempunyai keahlian kepemimpinan yang kuat (management dan
supervisory skill)
·
Mengetahui secara umum instalasi dan administrasi hardware,
software dan jaringan
·
Mempunyai kemampuan berkerja secara tim (team work)
·
Mempunyai kemampuan analisa dan penyelesaian masalah
·
Mempunyai kemampuan dalam pembuatan keputusan (decision making)
·
Kemampuan berkomunikasi secara verbal maupun tulisan
3.
Personal
·
Kemampuan dalam melaksanakan tugas dalam tekanan kerja yang tinggi
·
Jujur dan dapat dipercaya
·
Felsibel terhadap kondisi dan lingkungan kerja
·
Memiliki kepedulian dan sensitif terhadap kebutuhan bisnis
C. Kemampuan
Teknis dan Non Teknis Yang Harus Di mIliki
1. Kemampuan untuk memperbaiki masalah basic/umum dari komputer.
Contoh sederhana dari masalah umum seperti printer-mapping, mem-backup files
dan data atau menginstall network/lan-card. Anda tidak harus menjadi seorang
ahli dan sangat paham bagaimana meng-overclock PC atau meretas Windows
Registry, tapi jika anda bekerja di IT, orang-orang di perusahaan anda pasti
mengharapkan anda bisa mengatasi masalah-masalah dasar tsb,
2. Kerjakan pekerjaan Help Desk. Sempatkan diri anda untuk mencoba
pekerjaan Help Desk. Dari seorang Direktur IT sampai Arsitek pun harus mencoba
pekerjaan ini, bukan hanya user-user anda akan melihat anda sebagai pemimpin
yang baik yang memberikan contoh yang baik, anda juga bisa memberikan edukasi
yang tepat kepada user-user anda tentang IT SOP (Standard Operational
Process/Procedure) yang tepat sesuai perusahaan yang dapat membantu anda
mencegah komplain di kedepannya nanti.
3. Coba "Public Speaking" atau berbicara di depan publik.
Walaupun hanya sesekali, tetapi kemampuan ini akan sangat membantu anda merasa
nyaman ketika anda harus mem-presentasikan rencana kerja dan hasil kerja anda
di hadapan direktur atau eksekutif. Ini adalah kemampuan yang sangat krusial
yang harus dimiliki seorang Manager IT. Ingat, presentasi anda menentukan karir
anda sebagai seorang Manager IT.
4. Berikan pelatihan, jadilah pelatih untuk anak buah anda. Ingat cara
terbaik untuk belajar adalah dengan mencoba menjadi seorang guru.
5. Lebih banyak mendengar daripada berbicara. Bukan berarti anda tidak
bisa berbicara, yang dimaksud disini adalah active-listening, Dimana anda
mendengar ide secara serius. Ide yang cemerlang biasanya lahir dari keluhan
yang didengarkan.
6. Tahu dan mengerti dasar-dasar Networking. Anda tidak pantas menyandang gelar
Manager IT jika anda tidak mengerti bagaimana sebuah Jaringan IT itu bekerja
dan tidak bisa menjalankan troubleshooting sederhana. Anda harus mengerti apa
itu DNS dan bagaimana memerika DNS serta melakukan Ping dan Trace-route.
7. Tahu dan mengerti dasar-dasar sistem administrasi. Anda harus
mengerti apa itu file-permission, access-levels dan kenapa sebuah komputer
harus berkomunikasi dengan domain controller. Anda tidak perlu menjadi seorang
ahli tapi jika anda mengerti konsep dasar sistem administrasi akan sangat
membantu anda untuk mencegah sakit kepala dikedepannya nanti.
8. Tahu bagaimana melakukan Network Trace. Setiap orang di IT harus bisa
menjalankan program networking seperti Wireshark, Snoop atau Packet Capturing
tool. Anda tidak perlu mengetahui semua fitur di dalam program tersebut, anda
cukup hanya tahu bagaimana mengambil traffic data dan berikan kepada network
engineer untuk dianalisa.
9. Tahu perbedaan latency dan bandwidth. Latency adalah waktu yang
dibutuhkan data untuk menempuh jarak dari asal ke tujuan., Bandwidth adalah
besaran yang menunjukkan seberapa besar data yang dapat dilewatkan dalam
koneksi di dalam satu network. Mereka terkait, tetapi berbeda. Sebuah koneksi
dengan penggunaan bandwidth yang tinggi dapat menyebabkan latency yang lebih besar,
tapi jika koneksi tersebut tidak penuh, menambahkan lebih banyak bandwidth
tetap tidak akan mengurangi latency. Jadi menambahkan bandwidth tidak selamanya
solusi yang tepat. Paham ya? Kalau tidak sebaiknya anda review lagi kelas
networking.
10. Scripting! Seorang Manager IT harus mampu menyatukan script-script
yang berbeda untuk mendapatkan hasil yang cepat sesuai yang dengan tuntutan
business process. Itu tidak berarti anda harus menjadi seorang programmer.
Programmer sejati melihat error-message, mencari bug, dan melakukan revisi dan
membuat patch. Anda tidak perlu melakukan itu, tetapi anda cukup tahu dimana
patch tersebut ditempatkan dan merapikan code lines.
11. Back up. Jangan pernah meremehkan back up!
12. Kemampuan untuk memeriksa Backups. Jika anda belum bisa melakukan
data restoration, sebaiknya pelajari dan coba.
13. Dokumentasi. Dokumentasi setiap proses dan pengerjaan. Anda dituntut
untuk memiliki kemampuan untuk membuat dokumentasi. Pahami akan pentingnya
Knowledge Management. Anda tidak akan panik jika anak buah anda
mengundurkan diri.
14. Pahami pentingnya Sekuriti. Apakah anda pernah membaca buku
"The Cuckoo’s Egg" ? Mungkin ini adalah buku tentang IT Sekuriti
terbaik, bukan karena buku tersebut sangat teknikal tetapi buku ini bukan
membahas sekuriti secara teknikal.
15. Pernah bekerja di dalam satu proyek IT. Percayalah ini akan sangat
membantu anda memahami segala kesulitan dan kendala dalam memimpin sebuah
proyek.
Pengaturan "cabling".
Memang kelihatannya mudah, tapi sebenarnya tidak. Anda akan mengerti kenapa
instalasi server itu lebih dari 5 menit. Tentu saja anda bilang mudah karena
cukup dengan mencolokkan kabel dari ujung ke ujung dan biarkan berserakan.
Sebaiknya anda berikan label disetiap kabel untuk mempermudah anda suatu saat
dan anda akan tahu kabel yang ini menuju kemana.
17. Anda harus paham teori pemakaian energy.
Sebagai contoh: Sebuah perangkat yang mengkonsumsi listrik sebanyak 3.5kW
membutuhkan satu ton pendingin untuk mengimbangi panas yang dihasilkan
perangkat tersebut. Dan itu benar-benar satu ton, bukan simbolik. Apakah anda
tahu 3.5kW itu sama dengan pemakaian 15 sampai 20 server 1U dan 2U server? Satu
ton pendinginan memerlukan tiga pipa saluran berdiameter 10 inci untuk
mengalirkan udara? Jika anda sudah paham teori pemakaian energi ini maka anda
pasti bisa melakukan perhitungan yang tepat untuk efisiensi energi.
18. Pernah me-manage setidaknya satu proyek IT.
Dengan ini, jika seorang manajer proyek IT atau atasan anda menanyakan status
dari sebuah proyek anda akan memahami mengapa begitu pentingnya memiliki
pengalaman sebagai manajer proyek IT. Alangkah baiknya, di setiap proyek IT
anda sudah mengirimkan laporan status ke atasan sebelum diminta.
19. Paham dan mengerti akan Opex (Pembelanjaan Operasional) dan Capex
(Pembelanjaan Modal).
Opex atau operational expenditure adalah dana yang dikeluarkan untuk
menjalankan usaha. Capex atau Capital expenditure adalah dana yang dikeluarkan
untuk membeli aset (server, data center, computer), dan Capex cenderung
memiliki depresiasi akan nilai. Opex terkadang sangat baik namun bisa juga
menjadi buruk. Tahu perbedaan dari keduanya akan sangat membantu anda membuat
keputusan.
20. Pelajari Business Processes (Proses Bisnis).
Mampu melihat pengembangan dalam cara bisnis itu dijalankan (sales, finance,
marketing, human resource) adalah suatu keahlian yang hebat. Anda tidak perlu
menggunakan alat yang canggih, cukup mengajukan beberapa pertanyaan dan
menggunakan logika serta naluri bisnis "business sense" anda.
21. Jangan takut untuk berdebat sesuatu yang anda tahu salah.
Tetapi anda juga perlu tahu kapan harus berhenti berdebat. Ini akan membantu
anda menemukan ide yang baik dan cemerlang.
22. Lapor suatu masalah dengan alternatif solusinya
Jika anda harus melaporkan satu masalah ke atasan anda pastikan anda sudah
memiliki setidaknya satu solusi.
23. Tidak ada yang namanya pertanyaan bodoh.
Setidaknya tanyakan sekali dan pastikan anda tidak akan menanyakan pertanyaan
yang sama lagi. IT adalah dunia yang dinamis, perubahan sangat cepat terjadi.
24. Biasakan untuk berbicara tanpa singkatan atau akronim.
IT itu penuh dengan akronim dan ingat anda juga harus berhadapan dengan user-user
yang belum tentu tahu kepanjangan dari akronim itu.
25. Bahkan jika itu membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk menemukan
solusi atau menyelesaikan sesuatu, luangkan waktu anda untuk melakukannya
sendiri tanpa bantuan orang lain. Ini akan membantu anda mengingat solusi itu
lebih baik. Jika membutuhkan waktu dua kali lebih lama, bertanya.
26. Dengarkan anak buah anda.
Mereka tahu lebih banyak dari anda dalam urusan teknikal, jika tidak singkirkan
mereka dan cari orang yang lebih tahu. Jika anda pikir anda yang paling tahu,
resign!
27. Jika anda tahu solusinya, maka mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat
untuk anak buah anda untuk membantu mereka mencari solusi tadi adalah sangat
baik ketimbang hanya memberikan solusi. Ini akan membantu mereka mengingat
solusi itu untuk jangka panjang, ingat anda tidak selamanya tersedia.
28. Pertama kali anak buah anda melakukan sesuatu yang salah, itu bukan
kesalahan - itu adalah pengalaman belajar. Jika terjadi lagi, berikan teguran.
Dan ingat: setiap hari adalah kesempatan bagi anak buah untuk mempelajari
sesuatu yang lain. Pastikan mereka belajar sesuatu yang berharga dibandingkan
belajar bahwa pekerjaan yang lebih baik di luar sana.
29. Selalu memberi anak buah anda lebih banyak pekerjaan dari yang anda pikir
mereka dapat tangani. Orang akan mengatakan anda tidak realistis, tapi semua
orang pasti punya hal untuk dikeluhkan. Dan, tidak ada yang lebih buruk
daripada melihat anak buah anda mengeluh karena melihat jam sudah menunjukkan
pukul 2 sore tapi tidak ada lagi yang bisa dikerjakan tapi belum waktunya
pulang.
30. Pasak persegi hanya cocok di lubang yang persegi. Jika seorang anak buah
anda bekerja sangat baik dan memberikan kontribusi di dalam tim anda tapi tidak
efektif dalam pekerjannya sendiri, pertahankan.
31.
Mempunyai Kemampuan Programming
32. Mempunyai Kemampuan Analisa Sistem
D. Hubungan Kerja / Working Relationship
1. Internal
· Bekerja sama dengan pimpinan binis unit lain dalam perancangan,
rekomendasi dan konsultasi terhadap solusi teknologi
· Bekerja sama dengan senior manajemen dalam perancangan strategi TI
untuk mendukung keberhasilan tujuan perusahaan
·
Bekerja sama dengan HR dalam pengembangan karir staff serta
pemilihan staff TI baru
·
Bekerja sama dengan tim Legal dan HR dalam pembuatan kebijakan TI
·
Bekerja sama dnegan procurement dalam pengadaan inventory TI
2. Eksternal
·
Bekerja sama dengan vendor dalam pembuatan aplikasi (jika
diperlukan)
· Bekerja sama dengan konsultan dalam pengembangan, solusi serta
peningkatan kinerja departmen TI (Teknologi Informasi)
·
Bekerja sama dengan Internet provider dalam pengelolaan internet
dan telekomunikasi
D. Kesimpulan
IT Manager akan menangani hal-hal lebih ke menahkodai pengembangan
sistem yang akan membuat perusahaan lebih produktif disaat rancangan tersebut
terlaksana.
Menentukan rencana road map budget IT 1 tahun, untuk peremajaan
perangkat-standar pembelian hardware-rencana kerja divisi IT-target dan
pencapaian, apabila diperlukan - pemakaian jasa pihak luar untuk mendapatkan
hasil lebih cepat.Seorang IT Manager Harus Mempunyai Kompetensi teknikal /
Technical Competencies – 30 %, Kompetensi manajerial / Management Competencies
– 70%
Sumber : Dari Berbagai Sumber
